La Directive Européenne de Janvier 2013 sur la facturation électronique

LA FACTURE ELECTRONIQUE EN 2013 :
En simple, ce qu’il ressort de la directive européenne en application depuis janvier 2013:

"Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit".
Donc autant des formats structurés (exemple : EDI) que des formats image (exemple : PDF)

A) Sous certaines réserves :
- La facture doit contenir toutes les mentions obligatoires,
- Le client auquel vous l’envoyer doit accepter l’envoi sous forme PDF. Cependant, Le fait de recevoir une facture par mail et de la régler vaut acceptation de recevoir une facture électronique et donc à en tirer les conséquences en terme d’archivage et de traçabilité.
- Que vous puissiez fournir une piste d’audit (voir ci-dessous B), et des éléments prouvant :
- l’authenticité de l’origine (que le vendeur est bien celui dont émane la facture),
- l’intégrité du contenu (pouvoir prouver que la facture n’a pas été modifiée pendant sa transmission, ni pendant sa conservation),
- la lisibilité de la facture (entre autre dans le temps).
L’entreprise doit démontrer que le format utilisé pour émettre ou recevoir sa facture remplit ces trois conditions ci-dessus.

B) A partir du 1er janvier 2013, tous les formats électroniques sont admis, l’enjeu devient celui de la preuve.
- La preuve est libre, cependant vous devez présenter à l’administration des "contrôles documentés et permanent" permettant d’établir une piste d’audit entre la facture, la transaction et le paiement.
- Vous devez démontrer par exemple, le lien entre : un bon de commande, la livraison, la facture (électronique) et son règlement.
-
C) En terme d’archivage électronique : pour établir ce lien, encore faudra-t-il que les documents annexes à la factures (bon de commande, bon de livraison, pièce de règlement… et toute pièce afférente à la transaction) soient également conservés par l’entreprise pendant au moins 6 ans, afin que le lien puisse être fait entre ces documents et la facture elle-même. Tout ceci afin de démontrer qu’il n’y a pas fraude.
- Les textes en termes d’archivage électronique probant ne bougent pas, et c’est sans doute la seule solution à la conservation de toutes ces preuves, pour que ce soit totalement opposable aux tiers.

PS : Quand vous recevrez une facture électroniquement, par exemple d’un pays européens, vous devrez l’archiver électroniquement.

- Directive 2010/45/UE du 10 juillet 2010,
- Article 62 de la loi de finances 2012 n°2012-1510 du 29 décembre 2012

21/02/2013 - Cath. Groos , Fondateur, ArchivesLegalSolutions.com/Developlus