Newsletter Edipub N° 3 :Interview

« MAP », le nouvel outil de gestion Presse de Group M. Interviews de Pascal Terraube, DSI , et de Karine Pinault, Directrice Pôle Outils

Edipub : Group M a développé un nouvel outil pour gérer le planning et l’achat de la presse ; que pouvez-vous nous en dire ?

Group M est à l’origine de la conception de MAP, a établi les spécifications et  suivi le développement jusqu’à sa mise en production avec Carthage. L’objectif de Group M aujourd’hui est de faire de l’évangélisation commerciale auprès du marché et de partager cet outil presse avec les autres groupes d’agences, afin de mutualiser les coûts et améliorer l’outil.

L’intérêt de tous est de partager la charge et de faire évoluer cet outil ensemble en fonction des évolutions du marché et des besoins qui émergeront.

Edipub : Qu’est ce qui a amené Group M à concevoir ce type d’outil ?

Si on reprend l’historique, une bonne partie du back office était géré sous Excel : on avait Médialand pour le médiaplanning, des fichiers Excel pour la gestion des campagnes, MediaManager pour la partie facturation , mais effectivement cela occasionnait de  multiples saisies ou la réalisation d’interfaces, donc des risques d’erreurs et du temps perdu , et faire de l’Excel en presse , c’est compliqué et chronophage.

Il y a quelques années, une première étape avait déjà contribué à améliorer le processus : sous l’impulsion des Directeurs Presse des agences de GroupM, une seule et  même macro sur Excel avait été déployée à toutes les agences du groupe pour gérer les calendriers et les tableaux et l’étape suivante nécessitait que Group M s’équipe d’un vrai outil sur la Presse car c’est un média sur lequel les investissements sont conséquents ; on a donc auditionné Carthage qui connaissait bien le métier et avait déjà son propre outil de planning.

Fin 2013, au début du projet, des groupes de travail ont été créés avec les opérationnels presse des agences , Karine  Pinault et les équipes de Carthage ; les premières réunions de travail ont démarré en janvier 2014 par 6 mois d’analyses de besoin, suivis d’un cahier des charges détaillé et spécifié puis Carthage a utilisé la « méthode agile » , en livrant les fonctionnalités lot par lot , ce qui a permis aux groupes de travail de tester et de valider chaque étape avant de continuer. C’est un processus qui s’est révélé pragmatique et concluant.

La phase d’analyse s’est très bien passée avec Carthage : on passait d’Excel où on pouvait tout faire, à un outil structuré qui, par essence, a ses contraintes mais, au final, nous avons un outil  adapté et productif avec une belle ergonomie.

Edipub : Quelles sont les fonctionnalités de l’outil ?

MAP est une plate-forme sécurisée full services de centralisation de l’information qui permet de construire et piloter les campagnes presse de nos clients, du media planning à la pige.

Cette nouvelle plate-forme alimente et communique avec les outils référents Medialand (media planning) et Media Manager (facturation, EDI, pige).

Elle permet la simplification et l’automatisation de l’ensemble des processus : calendrier de parution, dashboard financier, reporting, pilotage des négociations, devis, gestion du patrimoine d’emplacements.

MAP, un outil  qui répond à 3 objectifs majeurs : Gain de temps, efficacité, productivité.

Edipub : Comment MAP s’imbrique-t-il dans l’Edi ?

Nous n’aurons à terme pas de souci pour intégrer le TOP avec MAP ; mais il manque encore la brique EDI dans l’outil. La partie EDI est toujours gérée dans MediaManager donc trop tard dans le process d’achat des insertions Presse; il faut remonter cette partie dans MAP en amont comme sur les autres médias (TV et Radio) et ce développement est prévu sur 2016.

Aujourd’hui, les Edi Pesse sont encore gérés depuis MediaManager ; même s’il n’y a pas de ressaisie, cette étape arrive trop tard dans le processus, C’est pourquoi EDI doit remonter dans le process commercial au lieu d’être dans le process de gestion du back office

Edipub : Quelle organisation Group M met-elle en place avec l’arrivée de MAP?

Dans MAP, ce sont les acheteurs presse qui saisissent les données, donc pas de changement d’organisation mais néanmoins, des bénéfices immédiats : une facilitation des missions, une centralisation des données et des entrées sur un seul outil.

Le TOP, (le brief), partira aussi de MAP, mais l’étape préalable est le transfert de la plateforme GENERIX vers EDT. Nous avons un peu de retard sur ce projet  mais la plateforme EDT sera en production au 1er janvier 2016.

Cela nous permettra de aussi de nous affranchir du module Pop Exchange pour ne plus communiquer qu’à partir de MediaManager sur cette plateforme dans un premier temps en attendant que la partie EDI soit mise en place dans MAP.

MAP pourra ainsi communiquer directement via la plateforme EDT pour envoyer de l’AS1, de l’AS2, du Web Service, au format TOP ou tout format souhaité vers les régies ou plateformes.

Autres avantages de MAP : il est connecté à notre référentiel client et interconnecté avec nos datas.

MAP est capable de se connecter à tous les systèmes internes pour récupérer les données ; les audiences avec Médialand, le référentiel support/régies, le référentiel clients avec MediaManager et les piges via « E.Justifs » peuvent également être récupérés par MAP.

MAP aujourd’hui est orienté « print » et c’est parfait tant que les accordssont monomédia , mais dès qu’ils seront bimedias,  il faudra faire évoluer MAP .

Le challenge pour les années à venir, va être la convergence du fait du digital, ce qui implique que l’outil devra suivre. Cela se fera soit au travers d’une évolution de MAP, soit au travers de notre outil Internet, ou via une autre solution.

Dès à présent, dans MAP, un petit module basique a été prévu pour aller saisir les insertions digitales de la presse , permettant ainsi aux acheteurs de donner les calendriers avec ces offres bi-médias à nos clients.

Edipub : En synthèse, quelles sont les prochaines étapes pour Group M par rapport aux EDI ?

La priorité de Group M en fin d’année, est de mettre en production la plateforme EDT / EDI et de traiter dans MediaManager la partie EDI Presse en direct. Puis au 1er semestre  2016 , nous lancerons le projet de remonter les process EDI Presse dans MAP afin de restituer à l’outil l’ensemble de l’achat.; cela devrait fluidifier et booster les échanges EDI